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Microsoft 365 Copilot per le aziende: cosa serve prima di accenderlo

· 4 min di lettura

Scritto con l'intelligenza artificiale

Dal 1° novembre Copilot per Microsoft 365 è disponibile per le grandi aziende: 30 dollari al mese per utente, con un minimo di 300 licenze. Permessi, contenuti e competenze da sistemare prima di accenderlo.

Dal 1° novembre Copilot, l'AI di Microsoft dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, è disponibile per le grandi aziende. La settimana scorsa, alla conferenza Ignite, Microsoft ha aggiunto altre novità e ha messo ordine nei nomi. Molte imprese italiane si stanno chiedendo se e quando accenderlo: prima di firmare, però, conviene capire che cosa serve davvero.

Che cosa è disponibile e a che prezzo

Microsoft aveva annunciato il calendario il 21 settembre: Copilot per Microsoft 365 disponibile per i clienti enterprise dal 1° novembre, al prezzo di 30 dollari per utente al mese. Il cuore dell'offerta è Microsoft 365 Chat, che secondo Microsoft attraversa tutto l'universo dei dati di chi lavora (email, riunioni, chat, documenti) oltre al web, per rispondere alle domande più complesse.

Le condizioni di acquisto, però, sono pensate per le grandi organizzazioni. Come ha riportato The Register, citando gli analisti di Directions on Microsoft, serve un acquisto minimo di 300 licenze, con impegno annuale, e i 30 dollari si aggiungono a quanto il cliente già paga per l'abbonamento E3 o E5. Un conto semplice: 300 licenze per 30 dollari per 12 mesi fanno 108.000 dollari l'anno, solo per partire. Sui forum di Microsoft le piccole e medie imprese non hanno nascosto il malcontento.

Il 15 novembre, a Ignite, sono arrivate altre novità: Bing Chat e Bing Chat Enterprise diventano semplicemente Copilot, e nasce Copilot Studio, uno strumento a basso codice per personalizzare Copilot per Microsoft 365 collegandolo ai dati e ai processi dell'azienda.

Perché accenderlo non basta

Copilot per Microsoft 365 non è un chatbot generico. È un assistente che lavora sui contenuti dell'azienda: per questo la sua utilità dipende quasi tutta da come sono organizzati quei contenuti e da come le persone gli parlano. Tre aspetti meritano attenzione prima dell'acquisto.

I permessi sui documenti. Se Copilot può attraversare email, chat e documenti di chi lo usa, ogni cartella condivisa con troppa leggerezza diventa più facile da trovare. Un file riservato aperto per errore a tutta l'azienda, oggi dimenticato in una cartella, domani può comparire in un riassunto. Prima di accendere Copilot conviene fare ordine nelle condivisioni.

La qualità dei contenuti. Copilot riassume e combina quello che trova. Versioni vecchie di procedure, listini superati e bozze mai cancellate finiranno nelle risposte. Un archivio disordinato produce risposte disordinate, e chi le legge può prenderle per buone: è una forma di allucinazione che nasce dai dati, non dal modello.

Le competenze di chi lo usa. Microsoft stessa lo riconosce: insieme a Copilot ha annunciato Copilot Lab, pensato per aiutare le persone a imparare a lavorare con l'AI in modo iterativo. Saper scrivere un buon prompt diventa una competenza di base, come saper usare un foglio di calcolo.

Un esempio di prompt per Microsoft 365 Chat

La differenza tra una domanda vaga e una richiesta progettata è evidente. Invece di «cosa è successo sul progetto Alfa?», un prompt costruito con metodo indica periodo, fonti e formato:

Riassumi le email, le chat e le riunioni dell'ultima settimana sul progetto Alfa. Dividi la risposta in tre parti: decisioni prese, punti aperti (con responsabile e scadenza, se indicati), documenti citati. Per ogni punto indica da quale email, chat o riunione proviene. Se una scadenza non è indicata, scrivi «non indicata».

La richiesta di indicare la provenienza di ogni punto è la più utile: permette di controllare le risposte e insegna a chi le legge a non fidarsi a occhi chiusi.

Il consiglio operativo

Prima di accendere Copilot, preparate il terreno in quattro passi.

  1. Scegliete un gruppo pilota con compiti ricorrenti e misurabili: verbali, reportistica, risposte ai clienti.
  2. Fate pulizia nelle condivisioni e negli archivi del gruppo pilota.
  3. Costruite una libreria di prompt condivisa per i compiti ricorrenti, con esempi di risultato atteso: è il modo più rapido per evitare che ognuno reinventi da capo le stesse richieste.
  4. Misurate il tempo risparmiato e gli errori trovati, prima di estendere le licenze.

Chi sta sotto la soglia delle 300 licenze, intanto, può usare questo tempo per prepararsi: lavorare sui permessi, sui contenuti e sulle competenze non è tempo perso, qualunque strumento si sceglierà. Copilot è un acceleratore: accelera il metodo, se c'è, e il disordine, se manca.

Fonti

#Microsoft Copilot